Đã khi nào các bạn đã đặt câu hỏi, IT là gì? Tầm quan trọng của nó như thế nào trong sự phát triển của Hạo Phương hiện nay?

Chúng ta thử nhìn lại: Nếu trước đây, phải mất từ 10 ngày đến 2 tuần để gửi thư qua đường bưu điện từ Việt Nam sang Mỹ, thì giờ đây chỉ cần mất vài giây bằng cách sử dụng Email. Thay vì phải viết thư bằng giấy bút, phải mua tem, bao thư, rồi phải ra bưu điện để gửi đi thì giờ đây bạn chỉ cần soạn nội dung và gửi file đi bằng Email của mình khi máy có kết nối Internet, chẳng những tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo thông tin được an toàn đến người nhận.

Sự xuất hiện kịp thời của những sản phẩm mà IT đem lại trước tiên đã làm giảm thời gian sử dụng đi đáng kể so với những cách thức thực hiện truyền thống trước đây. Tiếp nữa, hiệu quả công việc tăng khá mạnh, gặp sai sót ít. Cuối cùng, đó chính là hiệu quả về chi phí.

Tóm lại, IT giúp mọi người kết nối lại gần nhau hơn, truyền tải thông tin 1 cách nhanh chóng và chính xác hơn,… đem lại nhiều lợi ích thiết thực khác cho mọi hoạt động của chúng ta.

Và IT của Hạo Phương cũng chính là bộ phận đảm nhận vai trò to lớn đó, không ngừng hoàn thiện chức năng, đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Sơ lược về bộ phận IT của Hạo Phương

Từ khi thành lập đến nay, Hạo Phương đã không ngừng phát triển mạnh mẽ và từng bước khẳng định vai trò quan trọng của mình trong nền kinh tế. Song hành với sự phát triển đó thì nhu cầu cần có một bộ phận để đảm trách vận hành hệ thống kỹ thuật công nghệ trong mọi hoạt động của công ty là điều rất cần thiết.

Chính thức ra đời từ năm 2017, bộ phận IT (Information Technology) thuộc phòng Dịch vụ kỹ thuật được Hạo Phương thành lập nhằm mục đích đảm nhận thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhằm đưa nhanh các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh trong toàn bộ hệ thống công ty.

Hiện nay, bằng việc hoàn thiện các chức năng cốt lõi của mình, bộ phận IT đã đóng góp một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao sự thành công cho Hạo Phương trong việc đáp ứng nhu cầu tự động hóa trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở để Hạo Phương tiếp tục tiên phong giải quyết các thách thức trong thời đại mới.

Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận IT

• Lắp đặt thiết bị IT như máy tính, máy in, cài phần mềm,…tiếp nhận yêu cầu và xử lý sự cố trong quá trình sử dụng phần mềm, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng,…

Trong một môi trường làm việc chủ yếu bằng mạng, máy tính như Hạo Phương thì những vấn đề thường ngày xung quanh hệ thống máy tính thường xuyên xảy ra liên miên và đòi hỏi phải sửa chữa ngay lập tức nhanh chóng, kịp thời với tiến độ công việc. Do đó, bộ phận IT đảm nhận chức năng nghiên cứu, phát triển, thiết kế, cài đặt linh kiện máy tính, phần mềm,… đảm bảo hệ thống máy tính luôn hoạt động hiệu quả, năng suất nhất. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên IT còn sửa chữa, bảo dưỡng các thành phần vật ký của máy tính như màn hình, bàn phím, chuột, bộ vi xử lý,…

• Quản lý hệ thống công nghệ thông tin, duy trì ổn định, đảm bảo vận hành

Sau khi ứng dụng CNTT vào quản lý, hầu như tất cả thông tin kinh doanh, tài liệu, quy trình, kể cả việc quản lý cao cấp như hỗ trợ phân tích, ra quyết định và các báo cáo kinh doanh quan trọng đều được hiện thực trên hệ thống CNTT. IT chính là bộ phận chịu trách nhiệm quản lí, đảm bảo cập nhật liên tục và vận hành ổn định hệ thống thông tin dữ liệu của Hạo Phương.

• Thiết kế, triển khai, quản lí vận hành các phần mềm của công ty như: phần mềm nhân sự ERP, phần mềm kế toán,…
• Hỗ trợ các phòng ban làm các báo cáo số liệu lấy từ hệ thống, phục vụ cho vận hành, công việc,…

Với chức năng lưu trữ mọi thông tin, dữ liệu của Hạo Phương, bộ phận IT có trách nhiệm hỗ trợ, cung cấp thông tin, dữ liệu cho các bộ phận, phòng ban khi có yêu cầu một cách kịp thời và chính xác, đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ.

• Triển khai các quy tắc để đảm bảo bảo mật cho công ty, đề xuất các giải pháp, giúp công ty vận hành tối ưu, tăng hiệu suất, giảm chi phí…

Những thông tin gì cần được bảo mật? Thông tin khách hàng, thông tin nhân viên, tình trạng kinh doanh, thông tin chiến lược,… chính là những thông tin cần được bảo mật trong hệ thống công ty. Bộ phận IT, ngoài các chức năng trên thì còn có chức năng vô cùng quan trọng là đề xuất các giải pháp, triển khai các quy tắc để đảm bảo bảo mật trên tất cả hệ thống như website, quan hệ khách hàng,…Đồng thời, đưa ra các quy tắc chung cho toàn bộ nhân viên thực hiện vì chỉ cần một sơ ý nhỏ (mở email chứa mã độc, hoặc đặt mật khẩu facebook quá đơn giản) đã có thể khiến công ty bị tấn công mạng gây thiệt hại nặng nề.

Cài đặt phần mềm, hỗ trợ sửa chữa thiết bị là một trong những chức năng của bộ phận IT

• Ngoài ra, bộ phận IT còn thực hiện các chức năng khác

– Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm. Đề xuất mua sắm, quản lý tài sản về công nghệ thông tin của công ty.

– Xây dựng tài liệu, biểu mẫu, đào tạo hướng dẫn sử dụng các phầm mềm ứng dụng trong nội bộ.

– Chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động an ninh mạng – truyền thông của Công ty. Backup dữ liệu định kỳ, đánh giá, dự phòng các sự cố rủi ro.

– Phối hợp với các phòng ban quản trị cổng thông tin, triển khai thực hiện các phần mềm quản trị nhân sự, kế toán,…

-…

Các sản phẩm mà bộ phận IT đưa ra đã và đang được Hạo Phương áp dụng

Tất cả những gì chúng ta đang sử dụng – phần mềm hệ thống công ty đang sử dụng chính là sản phẩm của bộ phận IT. IT không ngừng liên tục cập nhật, cải tiến, ứng dụng những công nghệ mới, các quy trình mới,… trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại Hạo Phương.

Có thể kể đến như:

• Triển khai module CRM, module quản lý khách hàng trên một nền tảng hoàn toàn mới
• Triển khai module quản lý nhân sự – ERP
• …

Và sắp đến IT sẽ triển khai module mua hàng, quản lý kho, quản lý dự án, sản xuất … nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Phần mềm quản lí nhân sự cũng chính là sản phẩm của IT

Với sự phát triển hiện nay, IT luôn có một chỗ đứng đảm nhận những vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Hy vọng bộ phận IT sẽ ngày càng hoàn thiện những chức năng, hoạt động mạnh mẽ, không ngừng nỗ lực cùng Hạo Phương phát triển và vững mạnh trong tương lai. Think together!